Det er ikke et krav at have en personalehåndbog, men det er en rigtig god idé. Det er vigtigt for såvel virksomheder og medarbejdere at have faste retningslinjer, der danner grundlag for en forventningsafstemning.

En personalehåndbog er en samling af de rettigheder og pligter som ledere og medarbejdere har, samt de værdier, som  karakteriser virksomheden. Herudover understøtter personalehåndbogen, at lederne behandler medarbejderne ensartet.

En personalehåndbog indeholder typisk både virksomhedens personalepolitik og praktiske retningslinjer, som understøtter, hvordan ledelsen udøver sin ledelse, og hvordan virksomhedens kultur og værdigrundlag skal skinne igennem.

Personalepolitikken omfatter de overordnede principper for hvordan

  • Ledelsen skal behandle medarbejderne
  • Medarbejderne skal behandle hinanden
  • Ledelse og medarbejdere styrker virksomheden

De juridiske aspekter
Vælger man at have en personalehåndbog, skal man vide, at den kan få ansættelsesretlige følger og ligeledes være ansvarspådragende for arbejdsgiveren. Virksomheder skal derfor huske, at når håndbogen bliver lavet, er det vigtigt at være påpasselig med formuleringerne, da håndbogen er en integreret del af ansættelsesvilkårene – og som virksomheden dermed kan være forpligtet af. En personalehåndbog bør derfor være i overensstemmelse med den gældende lovgivning, hvorfor en løbende evaluering og opdatering er nødvendig.

Personalehåndbøger med tilhørende politikker ofte bliver afgørende i retssager, når sager om retmæssigheden af medarbejderens adfærd skal afgøres. Det kræver ofte, at håndbogen er opdateret og følges konsekvent af arbejdsgiveren.

Ingen formkrav
Der er ingen krav til, hvordan en personalehåndbog skal se ud. En personalehåndbog kan være et hæfte, en mappe eller en side på virksomhedens intranet, hvor en række nyttige informationer om forhold på virksomheden er samlet.

Personalehåndbogen har grundlæggende 4 funktioner

  1. Praktiske informationer
  2. Beskrivelse af værdigrundlag, ledelsesfilosofi, strategiredskab, employer branding mv.
  3. Kommunikations- og styringsværktøj
  4. Interne retningslinjer

Indholdet i en personalehåndbog
Personalehåndbogen skal afspejle virksomhedens art og kultur. Derfor er det ikke en god idé at kopiere en håndbog fra en anden virksomhed.

Personalehåndbogen bør indeholde relevante oplysninger og retningslinjer, som medarbejderne skal kende. Det væsentligste er, at man har de emner med, som er relevante for virksomheden. Personalehåndbogen kan bl.a. indeholde:

  • Regler for håndtering af sygdom, herunder procedure for sygefraværsmelding
  • Retningslinjer for fejring af mærkedag
  • Retningslinjer for efteruddannelse
  • Retningslinjer for handel med værdipapirer
  • Alkoholpolitik
  • Rygepolitik
  • Sikkerhed
  • GDPR
  • IT- og e-mailpolitik
  • Rejsepolitik.
  • Etc.

Hvem skal udarbejde personalehåndbogen?
Det er ledelsen, der bestemmer, hvordan personalepolitikken skal formuleres. Der er en større sandsynlighed for en velfungerende personalepolitik, hvis medarbejderne bliver hørt. Internt bør I afsætte tid til at udarbejde jeres egen personalepolitik og eller personalehåndbog.

Forarbejde til udarbejdelse af personalehåndbogen
Ved udarbejdelsen af en personalehåndbog bør følgende overvejes:

  1. Formål og målgruppe
  2. Indhold og omfang
  3. Ansvarlig / ledelsens medvirken
  4. Form og medie (elektronisk/intranet og/eller papirform)
  5. Vedtagelsesprocedure
  6. Offentliggørelse og præsentation
  7. Revision og videreudvikling

Har I brug for hjælp?
Det kan være en god idé at hente hjælp udefra, således I sikrer, at I når hele vejen rundt, og at retningslinjer og personalepolitik er i overensstemmelse med gældende love og regler. Herudover får ledelsen klarhed over de ansættelsesretlige konsekvenser, som følge af såvel jeres personalepolitik som personalehåndbog.

Kontakt gerne mig for en uforpligtende dialog om hvordan jeg kan bidrage til udarbejdelse eller revision af jeres personalehåndbog. Conny Ditlevsen, tlf. 2267 1000, conny@ditlevsenhumandevelopment.dk 

document.addEventListener('wpcf7mailsent', function( event ) { location = 'https://ditlevsenhumandevelopment.dk/mange-tak/'; }, false );